AI ja tööprotsesside automatiseerimine
Enamik nõustajaid peab kõigepealt tegema auditi, et näha, kus sinu ettevõttes käsitsitööd tehakse. Meie näeme seda niikuinii, sest sinu dokumendid liiguvad iga kuu meie kaudu.
Kõigepealt vaatame, mis praegu käsitsi käib
Automatiseerimine ei alga tarkvarast. See algab sellest, et keegi vaatab läbi, kuidas töö päriselt käib ja kus aeg ära kulub.
Käime läbi su igapäevased protsessid ja kirjutame üles, kus tekib korduv käsitsitöö, kui palju see aega võtab ja kui tihti seal vigu tuleb. Tulemuseks on nimekiri koos hinnanguga, mis annab kõige suurema võidu.
Selle nimekirjaga saad edasi minna ka ilma meieta. Me ei müü sulle tarkvara, mida sa ei vaja.
Neli kohta, kust me tavaliselt alustame
Mis on realistlik ja mis on jutt
Tehisarust räägitakse iga päev ja enamik sellest ei puuduta väikeettevõtet. Me ütleme ette, mis sinu puhul annab tulemuse ja mis mitte.
Kui protsess on segane, teeb automatiseerimine sellest kiire segase protsessi. Sellepärast me alustame ülevaatusest, mitte tarkvarast.
Mida see praktikas annab
Alustuseks piisab ühest ülevaatusest
Sa ei pea ette teadma, mida automatiseerida. Kirjuta, mis su ettevõttes kõige rohkem aega võtab, ja vaatame koos, kas seal on midagi teha.
Küsi tasuta töövoo ülevaatustKust me alustame
Alustame ülevaatusest: käime läbi, mis töid tehakse käsitsi ja kui palju need aega võtavad. Enamasti selgub, et suurim ajakulu ei ole raamatupidamises, vaid andmete ühest kohast teise tõstmises.
Ülevaatuse tulemus on nimekiri, kus iga töö juures on aeg, sagedus ja hinnang, kas selle saab masinale anda. Alles siis räägime tarkvarast.
- ostuarvete vastuvõtt ja kinnitusring
- kuluaruanded ja tšekkide kogumine
- müügiarvete koostamine korduvate klientide kaupa
- andmete liikumine müügisüsteemi ja raamatupidamise vahel
Mida see praktikas muudab
Kui dokumendid liiguvad ise ja andmed loetakse masinaga, väheneb käsitsi sisestamine ja koos sellega ka vigade arv. Kuu sulgemine nihkub varasemaks, sest info on kohal juba jooksvalt.
Me ei alusta tarkvara vahetamisest. Kõigepealt kasutame ära selle, mis sul juba olemas on, ja soovitame muudatust ainult siis, kui see end selgelt ära tasub.
Korduma kippuvad küsimused
Millest automatiseerimise ülevaatus algab?
Ühest vestlusest ja töövoo kaardistusest. Vaatame, mis dokumendid liiguvad, kes neid puudutab ja kui palju aega iga samm võtab. Tulemuseks on nimekiri töödest koos hinnanguga, mida on mõtet automatiseerida.
Milliseid töid saab kõige lihtsamini automatiseerida?
Kõige lihtsamad on korduvad ja reeglipärased tööd: ostuarvete vastuvõtt ja kinnitusring, kuluaruanded, korduvate müügiarvete koostamine ja andmete liikumine süsteemide vahel.
Kas ma pean tarkvara vahetama?
Enamasti mitte. Alustame olemasolevatest programmidest ja liidestustest. Vahetust soovitame ainult siis, kui praegune lahendus takistab tööd või kulu on selgelt suurem kui muudatus.
Kui kiiresti investeering tagasi tuleb?
See sõltub sellest, kui palju käsitsitööd praegu on. Ülevaatuse käigus arvutame säästetud tunnid ja seome need kuluga, nii et otsuse saad teha numbri, mitte tunde põhjal.